O Repositório Clínico Digital (RCD) é um projeto inovador em Portugal do Centro Hospitalar Universitário de São João (CHUSJ), que tem como principal objetivo assegurar o acesso à informação clínica numa perspetiva integrada do Processo Clínico Eletrónico do doente. O CHUSJ possui, atualmente, mais de 2 milhões de processos clínicos de utentes, desde a sua informatização em 1992, e um volume de documentação em papel de 15 quilómetros lineares.
Vantagens do Repositório Clínico Digital:
– Melhoria no acesso aos registos clínicos em papel para fins de prestação de cuidados – disponibilidade 24h/7 de forma integrada com o processo clínico eletrónico;
– Segurança da informação utilizada pelos profissionais, diminuindo o papel e rastreando o acesso aos processos;
– Preservação digital: de 1959 até hoje.
Este projeto resulta das sinergias criadas pelo Centro de Gestão da Informação do CHUSJ – composto por uma equipa multidisciplinar de arquivistas, informáticos e administrativos -, em parceria com a Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB)/Arquivo Distrital do Porto (ADP).
Parceria com a KEEP SOLUTIONS
A KEEP SOLUTIONS foi a empresa responsável pelo fornecimento do sistema de gestão e preservação da informação digitalizada.
Para suportar a criação do RCD foi escolhido o software RODA, uma solução completa de repositório digital que permite armazenar, preservar e dar acesso aos processos clínicos de milhares de pacientes a milhares de operacionais de saúde.
Todos os serviços de instalação, configuração, desenvolvimento e suporte deste software foram da responsabilidade da KEEP SOLUTIONS.
Este projeto visou, em primeira instância, desmaterializar uma parte significativa do arquivo físico e concentrar num único repositório digital informação que atualmente se encontra dispersa, possibilitando um acesso rápido e estruturado à informação a todos os profissionais de saúde que dela dependem para a realização das suas atividades.
Paralelamente foi criado um novo fluxo de trabalho que permite digitalizar e arquivar documentação recente (e.g. exames), alimentando automaticamente o repositório clínico digital.
Menos papel, modernização administrativa e foco na Pediatria
Este projeto vanguardista do CHUSJ, que sempre valorizou o registo clínico dos seus utentes, pretende ainda a racionalização da produção e uso de registos clínicos em papel, através do maior controlo de circuitos de documentos.
O projeto já permitiu ganhos na racionalização de espaços, com libertação de três zonas correspondentes a uma área superior a 240 m2, que estão agora alocadas a áreas de distribuição do fardamento, vestiários e à nova Ressonância Magnética.
A formação e capacitação de recursos humanos alocados a processos administrativos, para uma efetiva gestão da mudança, são também objetivos do RCD, liderando o CHUSJ uma verdadeira modernização administrativa no acesso à informação clínica.
Por fim, o investimento na desmaterialização e preservação digital da informação clínica dos utentes da Pediatria. O CHUSJ preserva os registos clínicos dos seus utentes desde a sua fundação em 1959 até aos nossos dias. O universo é enorme, pelo que há um foco na desmaterialização dos registos dos utentes da Pediatria, que são os futuros utentes adultos do CHUSJ.
Replicar no país por uma verdadeira transição digital
Este projeto de parceria entre o CHUSJ e a DGLAB/ADP tem também como objetivo identificar e adotar as melhores práticas no que se refere a requisitos de transferência de suporte por digitalização e preservação digital. Com esta parceria leva-se a cabo a construção de um estudo de caso na Saúde que contribua para uma possível alteração legal em matéria de transferência de suporte, atualmente limitada à microfilmagem. A Secretaria Geral do Ministério da Saúde (SGMS), que é quem tutela os arquivos do Ministério da Saúde, acompanha e apoia o projeto.
Neste âmbito, ambas as instituições levarão a cabo um workshop, que ficará disponível para descarregamento de todas as entidades interessadas, com o objetivo de mostrar o caso como boas práticas no contexto da Saúde, incentivando outras instituições a desenvolverem projetos e iniciativas nesta área, que lhes permita angariar financiamento para a modernização dos seus processos de trabalho. Com o workshop pretende-se mostrar este percurso, o processo de preparação, digitalização, controlo de qualidade e preservação de registos clínicos implementados.