Archeevo

Gestão integrada de arquivos

Simplificamos o dia-a-dia dos profissionais
e democratizamos o acesso ao património arquivístico

Archeevo

Gestão integrada de arquivos

O software Archeevo tem como missão dar suporte a todas as áreas funcionais de uma instituição de arquivo.

Através dos seus vários módulos funcionais, o software Archeevo permite a gestão completa e integrada de todas as atividades de um arquivo. Entre estas, incluem-se a descrição arquivística, gestão de autoridades, gestão de depósito, gestão de objetos digitais, publicação na Web, balcão eletrónico, relatórios de produtividade, integração de sistemas, etc.

Este software é líder de mercado em Portugal e os seus utilizadores incluem a Presidência da República, vários ministérios incluindo o da Defesa, Administração Interna, Economia, Educação e Ciência, várias universidades e dezenas de municípios, entre outras instituições de referência.

Gestão de arquivo para as fases semi-ativa e inativa da documentação

O Archeevo permite a gestão completa e integrada de todas as atividades de um arquivo. Entre estas, incluem-se a descrição arquivística, autoridades, ingressos, gestão de depósito, avaliação e seleção, gestão de objetos digitais, publicação na Web, balcão eletrónico, etc. 

Trata-se de uma ferramenta que cobre e dá suporte a todas as áreas funcionais de uma instituição de arquivo.

O software permite definir os prazos de retenção da documentação e definir quais os seus destinos finais. Quando são ultrapassados os prazos de retenção da documentação, facilmente se procede à eliminação ou transferência da documentação, acompanhados das respetivas guias e autos de eliminação ou de entrega.

Vantagens

01. Automatização de processos complexos

O Archeevo dispõe de um conjunto de ferramentas automáticas que permitem a realização de operações complexas em frações de segundo. São exemplos disso, o motor de inferência de datas e extensões, capaz de processar centenas de milhares de registos atualizando a informação dos níveis de descrição superiores com informação calculada a partir dos seus descendentes; o controlo de qualidade das descrições, que facilita a tarefa de revisão e correção dos registos de descrição; a funcionalidade “localizar e substituir” que permite corrigir problemas nas descrições de forma transversal, edição em lote de registos de descrição, entre outros.

02. Portal online simples e apelativo

A informação arquivística de carácter público pode ser disponibilizada na Internet de forma simples e imediata.
Com um único clique, o utilizador do módulo de Backoffice poderá publicar as suas descrições e respetivas representações digitais na Internet, tornando esta informação imediatamente acessível para consulta a todos os seus potenciais interessados.
A publicação poderá contemplar apenas descrição, ou também a representação digital associada, de forma total ou apenas parcialmente.

03. Em permanente evolução

O Archeevo possui um ciclo de desenvolvimento contínuo que lhe garante uma evolução permanente e sustentada, permanecendo alinhado com as mais recentes tecnologias e normas internacionais.
O desenvolvimento de novas funcionalidades é, normalmente, baseado em sugestões fornecidas pelos próprios clientes, permitindo ao software evoluir e adaptar-se em perfeita harmonia com as necessidades dos seus utilizadores.

04. Suporte para grandes volumes de informação

O Archeevo suporta volumes de informação na ordem dos milhões de registos sem qualquer quebra de performance.
Através da barra de localização rápida é possível aceder diretamente a registos de descrição e representações digitais, introduzindo apenas o seu código de referência.
O sistema suporta também a integração de Terabytes de objetos digitais com geração automática de derivadas e inclusão de marca de água, extração de metainformação técnica e texto integral das imagens originais, respeitando as mais elevadas exigências de performance.

05. Ajustável às suas necessidades

O Archeevo, devido à sua elevada modularidade e capacidade de parametrização, adequa-se a todo o tipo de instituições, independentemente da sua dimensão.
Entre outros aspetos, permite a configuração de níveis de descrição e campos associados, padrão de codificação de registos, aspeto gráfico do módulo de Frontoffice, idioma das interfaces, marcas d’água para documentos digitalizados, termos de indexação, etc.

06. Compatível com o Portal Português de Arquivos

O Portal Português de Arquivos é um serviço que visa facilitar o acesso ao património arquivístico nacional, na medida em que funciona como agregador e facilitador de acesso aos conteúdos das instituições que pertencem à Rede Portuguesa de Arquivos.
O módulo OAI-PMH do Archeevo é 100% compatível com o Portal Português de Arquivos, permitindo que os seus registos públicos figurem neste portal sem necessidade de intervenção humana.

Testemunhos

“A experiência que temos de trabalhar com a KEEP SOLUTIONS é extremamente positiva. A todas as questões colocadas ou dúvidas que surgem são-nos explicadas, de forma simples e eficaz, as opções existentes, o que nos permite tomar as decisões mais apropriadas para cada situação.”

Rita NunesDiretora do Departamento de Estudos e Projetos do Comité Olímpico de Portugal

“A solução Archeevo veio estreitar a distância entre o passado e o presente, facilitando a circulação de informação que se torna acessível a todos à distância de um clique.”

Carlos CristoArquivo Municipal de Vidigueira

“Posso dizer que o balanço deste primeiro ano de implementação do Archeevo é naturalmente positivo, pois este software traduziu-se numa evidente evolução relativamente às ferramentas que até aqui dispúnhamos em matéria de gestão de documentos e de organização da abundante informação arquivística que produzimos.”

Arquivo Regional e Biblioteca Pública da Madeira

“Uma palavra para o vosso serviço de apoio técnico que permitiu superar com prontidão e eficiência muitas das dificuldades reportadas.”

Arquivo Regional e Biblioteca Pública da Madeira

“Com a necessidade de uma solução de Gestão de Arquivo, a KEEP SOLUTIONS demonstrou grande profissionalismo desde a parametrização à implementação passando pela formação. Os colaboradores demonstraram muito empenho em encontrar soluções para as nossas necessidades, que resultou na evidente satisfação do cliente, com a solução encontrada.”

Miguel NarcisoTécnico Superior de Informação e Documentação do Arquivo Municipal de Leiria

“O Arquivo Distrital de Braga (ADB) usa o Archeevo como ferramenta do seu trabalho fulcral: a descrição arquivística, a gestão das representações digitais e a disponibilização de ambas ao público. De todo o mundo, através de uma interessante e amigável interface, os utilizadores do ADB acedem aos conteúdos dos importantes documentos que custodia, relevantes para a construção da memória e o exercício da cidadania.”

António SousaDiretor do Arquivo Distrital de Braga

“O arquivo municipal de Valença está 100% satisfeito, não apenas com o desempenho do produto, mas também com os recursos humanos que sempre estão disponíveis. Parabéns e continuem a melhorar este programa.”

Arquivo Municipal de Valença

“O Archeevo e o GERMIL são ferramentas imprescindíveis e fundamentais para o acesso e recuperação da informação dos fundos do Arquivo Histórico Militar e para a disponibilização e divulgação da nossa memória.”

Major Cunha RobertoSubdiretor do Arquivo Histórico Militar

“Continuem cada vez mais e melhor a prestar os vossos ótimos serviços.”

Manuela MeloCâmara Municipal de Felgueiras

Referências