archeevo

Software de gestão de arquivo para as fases

semi-ativa e inativa da documentação

O software Archeevo tem como missão dar suporte a todas as áreas funcionais de uma instituição de arquivo, cobrindo atividades que vão desde a descrição arquivística à gestão de produtividade.

Este software é líder de mercado em Portugal e os seus utilizadores incluem a Presidência da República, a Marinha, o Exército, as Forças Armadas, vários ministérios incluindo o da Administração Interna, Economia, Obras-Públicas, Educação e Ciência, entre dezenas de outras instituições de referência.

Normas e boas práticas

ISAD(g)
International Standard Archival Description
ISAAR (CPF)
International Standard Archival Authority Record
ODA
Orientações para a Descrição Arquivística
EAD
Encoded Archival Description
BagIt
The BagIt File Packaging Format
OAI-PMH
Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting

As três primeiras normas destinam-se a suportar o processo de descrição arquivística e gestão de registos de autoridade.

As duas seguintes asseguram a interoperabilidade com outros sistemas de gestão de Arquivos.

A última, permite a integração deste software com portais agregadores de conteúdos, como o Portal Português de Arquivos, o Portal Europeu de Arquivos, a Europeana, entre outros.

Mais de 10 anos de desenvolvimento

O Archeevo tem mais de 10 anos de desenvolvimento, contando com um apurado processo de levantamento de necessidades junto das centenas de profissionais que utilizam diariamente este software em mais de 60 instituições de arquivo nacionais.

Archeevo screenshot

Vantagens archeevo

01. Gestão completa das atividades de um arquivo

Através dos seus vários módulos funcionais, o software Archeevo permite a gestão completa e integrada de todas as atividades de um arquivo. Entre estas, incluem-se a descrição arquivística, gestão de depósito, gestão de objetos digitais, publicação na Web, balcão-eletrónico, relatórios de produtividade, integração de sistemas, etc. Trata-se de uma ferramenta que cobre e dá suporte a todas as áreas funcionais de uma instituição de arquivo.

02. Gestão do ciclo de vida dos documentos

O Archeevo suporta a gestão de todo o ciclo de vida da documentação durante as fases semi-ativa e inativa.
O software permite definir os prazos de retenção da documentação e definir quais os seus destinos finais.
Quando são ultrapassados os prazos de retenção da documentação, facilmente se procede à eliminação ou transferência da documentação, acompanhados das respetivas guias e autos de eliminação ou de entrega.

03. Em permanente evolução

O Archeevo possui um ciclo de desenvolvimento contínuo que lhe garante uma evolução permanente e sustentada, permanecendo alinhado com as mais recentes tecnologias e normas internacionais.
O desenvolvimento de novas funcionalidades é, normalmente, baseado em sugestões fornecidas pelos próprios clientes, permitindo ao software evoluir e adaptar-se em perfeita harmonia com as necessidades dos seus utilizadores.

04. Altamente configurável

O Archeevo, devido à sua elevada modularidade e capacidade de parametrização, adequa-se a todo o tipo de instituições, independentemente da sua dimensão.
Entre outros aspetos, permite a configuração de níveis de descrição e campos associados, padrão de codificação de registos, aspeto gráfico do módulo de Frontoffice, idioma das interfaces, marcas d’água para documentos digitalizados, termos de indexação, etc.

05. Automatização de processos complexos

O Archeevo dispõe de um conjunto de ferramentas automáticas que permitem a realização de operações complexas em frações de segundo. São exemplos disso, o motor de inferência de datas e extensões, capaz de processar centenas de milhares de registos atualizando a informação dos níveis de descrição superiores com informação calculada a partir dos seus descendentes; o controlo de qualidade das descrições, que facilita a tarefa de revisão e correção dos registos de descrição; a funcionalidade “localizar e substituir” que permite corrigir problemas nas descrições de forma transversal.

06. Compatível com o Portal Português de Arquivos

O Portal Português de Arquivos é um serviço que visa facilitar o acesso ao património arquivístico nacional, na medida em que funciona como agregador e facilitador de acesso aos conteúdos das instituições que pertencem à Rede Portuguesa de Arquivos.
O módulo OAI-PMH do Archeevo é 100% compatível com o Portal Português de Arquivos, permitindo que os seus registos públicos figurem neste portal sem necessidade de intervenção humana.

07. Focado na segurança da informação

O Archeevo incorpora um conjunto de características que o tornam um sistema altamente seguro.
Entre estas, destacam-se: 1) os dados trocados entre as aplicações-cliente e o servidor são cifrados recorrendo ao protocolo HTTPS/SSL; 2) os registos nunca são eliminados de forma definitiva, em vez disso, são depositados na reciclagem; 3) todas as alterações a registos são conservadas em histórico, sendo possível recuperar uma versão anterior de um registo de descrição; e 4) os acessos são condicionados através de permissões de acesso às funcionalidades e aos registos.

08. Publicação em-linha de forma simples e imediata

A informação arquivística de carácter público pode ser disponibilizada na Internet de forma simples e imediata.
Com um único clique, o utilizador do módulo de Backoffice poderá publicar as suas descrições e respetivas representações digitais na Internet, tornando esta informação imediatamente acessível para consulta a todos os seus potenciais interessados.
A publicação poderá contemplar apenas descrição, ou também a representação digital associada, de forma total ou apenas parcialmente.

09. Escalável

O Archeevo suporta volumes de informação na ordem dos milhões de registos sem qualquer quebra de performance.
Através da barra de localização rápida é possível aceder diretamente a registos de descrição e representações digitais, introduzindo apenas o seu código de referência.
O sistema suporta também a integração de Terabytes de objetos digitais com geração automática de derivadas e inclusão de marca de água, extração de metainformação técnica e texto integral das imagens originais, respeitando as mais elevadas exigências de performance.

Modalidades

Standalone

Preço sob consulta
  • 1 utilizador
  • Módulo de Backoffice
    Descrição, autoridades, depósito, coleções digitais, avaliação e seleção, conservação e restauro
  • Apoio ao cliente
    Linha de apoio ao cliente (até 5 reportes)
  • Garantia
    Atualizações para correção de problemas do produto
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StandardMais popular

Preço sob consulta
  • s/ limite de utilizadores
  • Módulo de Backoffice
    Descrição, autoridades, depósito, coleções digitais, avaliação e seleção, conservação e restauro
  • Módulo de Frontoffice
    Publicação de conteúdos na Web
  • Módulo de Administration
    Configuração do sistema e administração do arquivo
  • Módulo OAI-PMH
    Integração c/ Portal Português de Arquivos, Europeana, etc.
  • Serviços conexos
    Instalação e configuração, migração de dados, adaptação gráfica, formação, manutenção e suporte
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Premium

Preço sob consulta
  • s/ limite de utilizadores
  • Módulo de Backoffice
    Descrição, autoridades, depósito, coleções digitais, avaliação e seleção, conservação e restauro
  • Módulo de Frontoffice
    Publicação de conteúdos na Web
  • Módulo de Administration
    Configuração do sistema e administração do arquivo
  • Módulo OAI-PMH
    Integração c/ Portal Português de Arquivos, Europeana, etc.
  • Módulo Virtual reference
    Balcão eletrónico e fluxos de tratamento de solicitações
  • Consultoria
    Configuração de fluxos de trabalho do módulo Virtual reference de acordo com os requisitos do cliente
  • Serviços conexos
    Instalação e configuração, migração de dados, adaptação gráfica, formação, manutenção e suporte
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Cloud

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    Descrição, autoridades, depósito, coleções digitais, avaliação e seleção, conservação e restauro
  • Módulo de Frontoffice
    Publicação de conteúdos na Web
  • Módulo de Administration
    Configuração do sistema e administração do arquivo
  • Módulo OAI-PMH
    Integração c/ Portal Português de Arquivos, Europeana, etc.
  • Módulo Virtual reference
    Balcão eletrónico e fluxos de tratamento de solicitações
  • Consultoria
    Configuração de fluxos de trabalho do módulo Virtual reference de acordo com os requisitos do cliente
  • Serviços conexos
    Instalação e configuração, migração de dados, adaptação gráfica, formação, manutenção e suporte
  • Alojamento na cloud
    Disponibilidade de serviço superior a 99%.
  • Suporte e apoio ao cliente
    Linha de apoio ao cliente, documentação e acesso a novas versões
  • Backups
    Backups diários para localizações geográficas distintas
  • Exportação de dados
    O cliente poderá descarregar todos os seus dados
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Testemunhos

“A experiência que temos de trabalhar com a KEEP SOLUTIONS é extremamente positiva. A todas as questões colocadas ou dúvidas que surgem são-nos explicadas, de forma simples e eficaz, as opções existentes, o que nos permite tomar as decisões mais apropriadas para cada situação.”

Rita NunesDiretora do Departamento de Estudos e Projetos do Comité Olímpico de Portugal

“A solução Archeevo veio estreitar a distância entre o passado e o presente, facilitando a circulação de informação que se torna acessível a todos à distância de um clique.”

Carlos CristoArquivo Municipal de Vidigueira

“Posso dizer que o balanço deste primeiro ano de implementação do Archeevo é naturalmente positivo, pois este software traduziu-se numa evidente evolução relativamente às ferramentas que até aqui dispúnhamos em matéria de gestão de documentos e de organização da abundante informação arquivística que produzimos.”

Arquivo Regional e Biblioteca Pública da Madeira

“O serviço que a KEEP SOLUTIONS tem prestado ao Arquivo Distrital de Braga tem a marca da qualidade e da proximidade, não apenas por a KEEP ser uma spin-off da Universidade do Minho, de que o Arquivo é uma unidade cultural, mas pelo tipo de relacionamento que temos cuidado.”

António SousaDiretor do Arquivo Distrital de Braga

“Uma palavra para o vosso serviço de apoio técnico que permitiu superar com prontidão e eficiência muitas das dificuldades reportadas.”

Arquivo Regional e Biblioteca Pública da Madeira

“Com a necessidade de uma solução de Gestão de Arquivo, a KEEP SOLUTIONS demonstrou grande profissionalismo desde a parametrização à implementação passando pela formação. Os colaboradores demonstraram muito empenho em encontrar soluções para as nossas necessidades, que resultou na evidente satisfação do cliente, com a solução encontrada.”

Miguel NarcisoTécnico Superior de Informação e Documentação do Arquivo Municipal de Leiria

“O Arquivo Distrital de Braga (ADB) usa o Archeevo como ferramenta do seu trabalho fulcral: a descrição arquivística, a gestão das representações digitais e a disponibilização de ambas ao público. De todo o mundo, através de uma interessante e amigável interface, os utilizadores do ADB acedem aos conteúdos dos importantes documentos que custodia, relevantes para a construção da memória e o exercício da cidadania.”

António SousaDiretor do Arquivo Distrital de Braga

“O arquivo municipal de Valença está 100% satisfeito, não apenas com o desempenho do produto, mas também com os recursos humanos que sempre estão disponíveis. Parabéns e continuem a melhorar este programa.”

Arquivo Municipal de Valença

“O Archeevo e o GERMIL são ferramentas imprescindíveis e fundamentais para o acesso e recuperação da informação dos fundos do Arquivo Histórico Militar e para a disponibilização e divulgação da nossa memória.”

Major Cunha RobertoSubdiretor do Arquivo Histórico Militar