Koha

Gestão integrada de bibliotecas

Promover os conteúdos, conhecer os utilizadores e levar a biblioteca até aos seus leitores

Koha

Gestão integrada de bibliotecas

O Koha é uma solução de gestão integrada de bibliotecas que permite gerir os processos administrativos da biblioteca como a comunicação com os seus leitores.

Este software dá suporte a um vasto conjunto de atividades tipicamente realizadas no contexto de uma biblioteca: catalogação, gestão de autoridades, gestão de periódicos, circulação, aquisições, relatórios e estatísticas, etc.

Através do módulo de catálogo em-linha (OPAC) é possível promover os conteúdos da biblioteca e, simultaneamente, disponibilizar um conjunto de serviços aos seus leitores sem que estes tenham de se deslocar fisicamente à biblioteca, e.g. renovação de empréstimos, reserva de exemplares, sugestões de aquisição, etc.

Compatível com as principais normas internacionais da área da biblioteconomia

O Koha é um software 100% baseado em tecnologias Web e compatível com as principais normas internacionais da área da biblioteconomia, tais como UNIMARC, MARC21, Z39.50, MARCXML, ISO2709, SRU/SRW, SIP2, RSS, etc.

Este software encontra-se implementado em milhares de bibliotecas em todo o mundo, desde pequenas bibliotecas pessoais, a grandes bibliotecas universitárias detentoras de milhões de exemplares.

A enorme comunidade de desenvolvimento existente em torno do Koha assegura uma melhoria contínua do produto, tanto em termos de novas funcionalidades, como em termos de atualizações de segurança e estabilidade do sistema.

Vantagens

01. Sem custos de licenciamento

Tratando-se de um software open-source, não existem custos de licenciamento associados ao produto Koha.

O Koha funciona sobre um sistema operativo open-source, o que permite, também, uma redução de custos ao nível da infraestrutura software de suporte.

02. Compatível com qualquer plataforma

O Koha é uma solução 100% Web. Para utilizar o sistema, apenas necessita de um browser.

O software está centralizado num servidor, não havendo a necessidade de instalação de aplicações nos postos de trabalho dos utilizadores.

O acesso ao sistema poderá ser feito em qualquer parte e a partir de qualquer dispositivo, desktop ou tablet.

03. Configurável de acordo com os regulamentos de cada instituição

Esta solução é altamente configurável, na medida em que permite a definição de regras de empréstimo, perfis de utilizadores, tipologias documentais, configuração de etiquetas, cartões de utente, entre outras funcionalidades.

É também possível parametrizar as suas interfaces gráficas para estarem de acordo com a identidade gráfica do cliente.

04. Suporte para rede de bibliotecas

Uma única instância do Koha pode suportar uma rede com centenas de bibliotecas, podendo estas operar de forma independente de acordo com os seus regulamentos internos.

Isto permite, para além de uma redução de custos, uma melhor gestão e organização da informação, na medida em que permite a realização de pesquisas de forma transversal em todas as bibliotecas, a catalogação coordenada num catálogo comum, assim como a gestão das operações de circulação dos documentos de forma segregada.

05. Proximidade com os leitores

Os leitores, para além de poderem pesquisar os documentos existentes na biblioteca, podem, a partir da sua área pessoal, efetuar reservas ou renovar os seus empréstimos. Além disso, podem exportar, imprimir e gravar registos, consultar o seu histórico de pesquisa e histórico de empréstimos, consultar multas, alterar a informação pessoal, gerir preferências de leitura, criar listas de documentos, entre outras operações.

O software disponibiliza, assim, um conjunto de serviços que levam a biblioteca até aos seus leitores, estendendo-a para além do seu espaço físico.

06. Interoperável

O Koha oferece interfaces de comunicação baseadas nos protocolos OAI-PMH e Z39.50, possibilitando a importação de registos a partir de outros sistemas de informação (e.g. PORBASE – Base Nacional de Dados Bibliográficos da Biblioteca Nacional de Portugal).

O sistema suporta, ainda, a importação e exportação de registos bibliográficos e utilizadores em vários formatos.

Isto facilita a interoperabilidade da informação com outros sistemas de gestão de biblioteca, assim como a reutilização da informação existente noutros sistemas.

Características

Frontoffice

Catálogo em linha

O módulo de Frontoffice, também conhecido por OPAC (Online Public Access Catalog), é responsável por estabelecer a ponte entre a biblioteca e os seus leitores. Este módulo disponibiliza, através da Internet, serviços de pesquisa de documentos, assim como funcionalidades de reserva e renovação de exemplares pelo leitor.

É possível adaptar o design deste módulo para ir ao encontro da identidade gráfica do cliente (i.e., logótipos, cores, etc.). Além disso, ajusta-se perfeitamente aos dispositivos móveis com ecrãs de dimensões mais reduzidas, e.g., smartphones, tablets, etc.

Este módulo garante a inclusão de todos os cidadãos no acesso aos conteúdos disponibilizados, de acordo com Diretrizes de Acessibilidade para o Conteúdo da Web (WCAG 2.0), as quais abrangem uma vasta gama de recomendações para tornar o conteúdo da Web mais acessível a um maior número de pessoas com incapacidade.

Backoffice

Gestão de operações

O módulo de Backoffice disponibiliza um conjunto de operações que são tipicamente reservadas aos colaboradores da biblioteca. Estas operações poderão ir desde a avaliação de desempenho da biblioteca e dos seus colaboradores, até à catalogação e indexação de novas aquisições. Este módulo encontra-se assim, dividido em diferentes módulos funcionais.

Entre estes, destacam-se os seguintes:

  • Catalogação
  • Gestão de autoridades
  • Gestão de periódicos
  • Circulação
  • Aquisições
  • Relatórios
  • Gestão de utilizadores
  • Ferramentas
  • Administração

Administração

Configuração do sistema

O Koha é um software altamente configurável. No seu painel de administração, o utilizador com privilégios adequados possui ao seu dispor centenas de opções que lhe permitem ativar ou desativar funcionalidades e definir dezenas de parâmetros de configuração do sistema.

Por exemplo, encontram-se disponíveis as seguintes configurações: definir as bibliotecas que irão ser geridas pelo software, configurar as tipologias documentais, definir os tipos de utilizadores e respetivas permissões, definir regras de circulação dos documentos, configurar e gerir vocabulários controlados, configurar formulários de catalogação, etc.

Por ser altamente configurável, este produto tem a capacidade de se ajustar aos regulamentos específicos de cada instituição sem necessidade de desenvolvimentos adicionais.

EIB

Empréstimos interbibliotecas

O módulo de Empréstimo Interbibliotecas permite aos leitores formular pedidos de recursos de informação que não se encontram disponíveis na biblioteca, mas que podem ser solicitados a instituições congéneres.

O módulo suporta todas as atividades necessárias para o processamento eficiente do pedido, nomeadamente o envio automático de pedidos de orçamentos a uma ou mais bibliotecas, o envio do orçamento ao leitor para aprovação, gestão de pagamentos, pedido do empréstimo caso o orçamento seja aceite, registo de entregas e devoluções, etc. Cada pedido atravessa um fluxo predefinido que pode ser acompanhado tanto pela biblioteca como pelo leitor.

Em todas as etapas do fluxo que pressuponham a interação entre o utilizador e a biblioteca são enviadas notificações automáticas por e-mail para os respetivos intervenientes. O módulo inclui, ainda, um conjunto de estatísticas que permitem aferir a quantidade de documentos que foram emprestados ou solicitados em determinados períodos de tempo.

Formações

Gestão de formações

O módulo de gestão de ações de formação organizadas pela instituição ou pela biblioteca. O leitor pode consultar as ações de formação disponíveis, inscrever-se nas ações da sua preferência, assim como consultar o seu histórico de participações.

Este módulo permite, ainda, a criação de cursos, a gestão da bolsa de formadores, gestão de salas de formação, etc. Uma vez criado um evento de formação é possível consultar a lista de inscritos e enviar notificações para todos os inscritos.

Em todas as operações que pressuponham a interação entre utilizador e biblioteca, como inscrições ou cancelamentos, o sistema envia automaticamente notificações por e-mail dirigidas aos intervenientes. Também são gerados lembretes automáticos para notificar antecipadamente os inscritos sobre as datas da formação. O módulo de gestão de formações tem um conjunto de estatísticas e relatórios por ano, que incluem informação sobre a formação, tipo de utilizador, formador, entre outros.

Libki

Gestão de reservas de computadores em sala de leitura

Este módulo complementar ao Koha permite a gestão de reservas de computadores e do seu tempo de utilização na sala de leitura da biblioteca.

O sistema pode ser acedido a partir de qualquer computador da rede, sendo possível gerir utilizadores, alterar a período de tempo restante numa determinada sessão, enviar mensagens individuais aos utilizadores, fechar sessões, ver que computadores estão disponíveis e quais os que estão a ser utilizados, etc.

Em termos de autenticação, o módulo permite utilizar a mesma base de utilizadores do Koha. Assim, os utilizadores não precisam de outras credenciais de autenticação. O sistema possibilita que os utilizadores façam reservas para utilização desses postos de trabalho. O acesso aos computadores pode ser restringido mediante um conjunto de regras (e.g., idade do
utilizador, existência de dívidas na biblioteca, etc.).

Integração com equipamentos RFID

Maior controlo e segurança das unidades de informação

Para melhorar a eficiência dos processos de circulação da biblioteca, foi desenvolvido para o Koha um módulo adicional que permite a integração com equipamentos RFID (Radio- Frequency IDentification).

Esta integração agiliza os processos de entrada e saída dos documentos, nomeadamente as operações de empréstimo e devolução.

É, atualmente, compatível com equipamentos RFID da TagSys e da Bibliotheca. O módulo de integração com equipamentos RFID faz com que as operações de circulação sejam realizadas em lote, em vez de processar um documento de cada vez.

Testemunhos

“No que concerne aos serviços prestados pela Keep Solutions, Lda. estes centram-se no fornecimento de suporte e manutenção da solução sendo de realçar na nossa ótica a qualidade técnica da equipa, a facilidade de contacto e a rapidez na apresentação de soluções qualitativas para as necessidades da Rede de Bibliotecas do Concelho de Constância.”

Rui DuarteTécnico Superior Câmara Municipal de Constância

“A mudança para Koha foi um ato de liberdade e de inovação.
Para além de sermos finalmente "proprietários" da nossa base, permitiu-nos autonomia para criar e gerir inúmeras bibliotecas nas juntas de freguesia e escolas sem necessitarmos de chaves suplementares e licenças acrescidas, necessitando apenas de ligação à internet.
Possuímos um catálogo online atrativo e eficaz tanto para o serviço como para os utilizadores que podem gerir empréstimos, dar sugestões e fazer reservas.
É um orgulho fazer parte do pelotão das primeiras Bibliotecas a mudarem para este sistema open-source.
Obrigado à Keep Solutions por todo o apoio prestado.”

Armando CotrimBibliotecário Coordenador da Biblioteca Municipal Dr. António Baião

“A parceria com a Keep Solutions foi uma surpresa muito positiva e financeiramente vantajosa. É uma equipa jovem, muito competente e dedicada ao cliente, com elementos bem preparados e empenhados.
O acompanhamento técnico e o apoio aos utilizadores tem sido constante, dando respostas rápidas e eficazes.”

Luís BritoMunicípio de Chaves

“Os bons resultados alcançados não só pela utilização formal do Koha mas também a evolutiva na implementação e integração da Rede de Bibliotecas do Município de Vila Franca de Xira, destaca-se a eficiência técnica demonstrada pela equipa do projeto Koha da KEEP SOLUTIONS.”

Maria Conceição Carvalho SantosCâmara Municipal de Vila Franca de Xira

Referências