A plataforma de software DigitArq, desenvolvida em conjunto pelo Arquivo Distrital do Porto, Direcção-Geral de Arquivos e Universidade do Minho, tem como objectivo a simplificação e optimização do trabalho num arquivo definitivo tanto ao nível operacional como ao nível da gestão.

Trata-se de uma plataforma sem custos de licenciamento constituída por seis aplicações distintas que procuram satisfazer as necessidades do profissional de arquivo que vão desde a produção de auxiliares de pesquisa, à publicação na Web do seu catálogo, passando pela digitalização e gestão de produtividade.

A KEEP SOLUTIONS disponibiliza serviços de instalação, manutenção e suporte da versão mais recente do DigitArq. Para conhecer as principais diferenças entre as versões mais recentes e a versão 2.1.2 do DigitArq siga a seguinte ligação - Funcionalidades do DigitArq 3.

Actualmente é possível descarregar o código-fonte e as aplicações de instalação da versão 2.1.2 do DigitArq a partir do sítio Web http://www.digitarq.pt criado e mantido pela Direcção-Geral de Arquivos.

A KEEP SOLUTIONS apenas se responsabiliza pelo bom funcionamento da versão actual do DigitArq ou versões superiores que venham a ser desenvolvidas pela KEEP SOLUTIONS. Quaisquer questões relacionadas com a versão publicada pela DGARQ deverão ser colocadas directamente à mesma. No entanto, criamos uma área de suporte à versão 2.1.2 com a forma de uma FAQ. Se tiver dúvidas na instalação ou na utilização aceda a esta página e veja se a solução para o seu problema não se encontra já descrita.

A solução assenta em quatro normas internacionais fundamentais:

• ISAD(G) - International Standard Archival Description
• EAD - Encoded Archival Description
• ISAAR - International Standard Archival Authorities Records (Corporate, Persons, Families)
• EAC - Encoded Archival Context

As duas primeiras, harmonizadas desde a publicação da versão 2002 do EAD, destinam-se a suportar a descrição e o processo de descrição arquivística. As restantes destinam-se a apoiar a produção de registos de autoridade.

A plataforma DIGITARQ está a ser distribuída em duas versões: versão monoposto e cliente-servidor. A versão monoposto destina-se a pequenos arquivos com poucos recursos e/ou requisitos em termos de produção, gestão e disseminação de informação. É ideal para investigadores individuais que procuram uma solução simples para gerir os seus fundos documentais.

A versão cliente-servidor destina-se a arquivos de média e grande dimensão e oferece um conjuno de funcionalidades avançadas como o trabalho colaborativo, gestão de utilizadores, avaliação de produtividade, publicação de informação na Web, entre outras.

Módulos incluídos

Ambas as distribuições do DIGITARQ são compostas por módulos independentes que serão instalados consoante os requisitos do cliente.

Módulo de descrição arquivística

Módulo essencial de produção e gestão de metainformação baseado na norma ISAD(g). Implementa funcionalidades avançadas como gestão automática de identificadores, validação automática de descrições, gestão de espaço físico do arquivo, emissão de relatórios, importação/exportação de auxiliares de pesquisa para EAD, entre outras.

Módulo de gestão de objectos digitais

Módulo que facilita a gestão de projectos de incorporação de documentação digital: estruturação de objectos digitais, associação de metainformação técnica e de preservação, geração de derivadas para disseminação via Web, gestão da localização física de matrizes, etc.

Módulo de gestão de utilizadores

Módulo responsável pelo registo, gestão e autenticação de utilizadores. Permite definir as operações disponíveis a cada colaborador do arquivo e registar todas as acções desenvolvidas no conjunto aplicacional com o objectivo de documentar o trabalho realizado e produzir relatórios de produtividade. Suporta geração de estatísticas sobre o estado actual e passado do arquivo (e.g. espaço físico, nº de fundos descritos, nº de fundos não publicados, nível de completude, nº de registos por nível de descrição, etc.).

Módulo de publicação de objectos digitais

Módulo que facilita a associação de representações digitais (e.g. digitalizações) à sua descrição intelectual para posterior localização e publicação na Web. Associação semi-automática através de ecrã bipartido composto pelas representações digitais e pelo conjunto de elementos de metainformação descritiva.

Módulo de Disseminação, Navegação e pesquisa

Módulo responsável por estabelecer a ponte entre o arquivo e o utente. Este módulo disponibiliza através da Web um conjunto de serviços de descoberta e localização de documentos analógicos e digitais, assim como formas de adequadas para os consultar e descarregar. Permite ao utente ter acesso a todo o catálogo do arquivo a partir de qualquer parte do mundo.

Módulo de gestão de produtividade

Módulo de auxilio à gestão do arquivo: produção de estatísticas de produtividade por colaborador, estado actual do acervo, qualidade das descrições, distribuição do acervo em grupos de arquivos, estado do servidor, etc.

Módulo de interoperabilidade OAI-PMH

O DigitArq foi recentemente enriquecido com um módulo designado Módulo de interoperabilidade OAI-PMH que tem como objectivo tornar o DigitArq compatível com o Portal Português de Arquivos.
O Portal Português de Arquivos trata-se de uma iniciativa da Direcção-Geral de Arquivos que visa a criação de um portal de pesquisa e ponto de acesso privilegiado a toda a informação de arquivo custodiada em território nacional. As entidades detentoras que desejarem aderir à rede de arquivos preconizada pelo Portal Português de Arquivos deverão possuir software compatível com as directrizes definidas no âmbito do projecto. O DigitArq é 100% compatível com essas directrizes.
O Portal Português de Arquivos será a ligação nacional ao projecto Europeana2, um portal de acesso à produção histórica e cultural da comunidade europeia. A adesão ao Portal Português de Arquivos e consequentemente à Europeana trará inúmeros benefícios para a entidade detentora aderente, nomeadamente, uma maior visibilidade do seu acervo
potenciando a sua procura e eventualmente um aumento da receita através dos serviços associados prestados pelo arquivo (e.g. reproduções, empréstimos, emissão de certidões,
consultas, etc.).

Requisitos técnicos

Para que se possa instalar a plataforma DigitArq é necessário satisfazer um conjunto de requisitos técnicos nas instalações do cliente. Os requisitos técnicos incluídos nesta proposta dizem respeito à versão cliente-servidor do DigitArq 3.

Requisitos mínimos do computador-servidor

• Microsoft Windows 2003 Server
• Microsoft SQL Server 2005 Standard Edition (licenciamento a cargo do cliente)
• 2 GB de memória RAM (para uso intensivo é aconselhável 4 GB ou mais)
• Microsoft Internet Information Services 6 ou Internet Information Services 7

Numa instalação ideal existirão 2 servidores: um que albergará a base de dados e outro onde será instalado o motor de pesquisa e ao qual os utilizadores externos ao arquivo terão acesso. Este requisito não é indispensável, no entanto é desejável pois aumenta a segurança dos dados.

Requisitos mínimos dos computadores-cliente

• Microsoft Windows 2000, XP e Vista
• Processador 1GHz ou superior
• 512 Mb de memória RAM (aconselhamos 1 GB ou superior)
• 600 Mb de espaço disponível em disco
• Resolução de ecrã de 1024x768 pixels
• Microsoft .Net Framework v1.1 (incluído na distribuição do DigitArq)