Bibliotecas

O Koha é uma solução de gestão integrada de bibliotecas que permite gerir os processos administrativos da biblioteca como a comunicação com os seus leitores.

Este software dá suporte a um vasto conjunto de atividades tipicamente realizadas no contexto de uma biblioteca: catalogação, gestão de autoridades, gestão de periódicos, circulação, aquisições, relatórios e estatísticas, etc.

Através do módulo de catálogo em-linha (OPAC) é possível promover os conteúdos da biblioteca e, simultaneamente, disponibilizar um conjunto de serviços aos seus leitores sem que estes tenham de se deslocar fisicamente à biblioteca, e.g. renovação de empréstimos, reserva de exemplares, sugestões de aquisição, etc.

O módulo de Empréstimo Interbibliotecas permite aos leitores formular pedidos de recursos de informação que não se encontram disponíveis na biblioteca, mas que podem ser solicitados a instituições congéneres.

O módulo suporta todas as atividades necessárias para o processamento eficiente do pedido, nomeadamente o envio automático de pedidos de orçamentos a uma ou mais bibliotecas, o envio do orçamento ao leitor para aprovação, gestão de pagamentos, pedido do empréstimo caso o orçamento seja aceite, registo de entregas e devoluções, etc. Cada pedido atravessa um fluxo predefinido que pode ser acompanhado tanto pela biblioteca como pelo leitor.

Em todas as etapas do fluxo que pressuponham a interação entre o utilizador e a biblioteca são enviadas notificações automáticas por e-mail para os respetivos intervenientes. O módulo inclui, ainda, um conjunto de estatísticas que permitem aferir a quantidade de documentos que foram emprestados ou solicitados em determinados períodos de tempo.

Este módulo é responsável pela gestão de ações de formação organizadas pela instituição ou pela biblioteca. O leitor pode consultar as ações de formação disponíveis, inscrever-se nas ações da sua preferência, assim como consultar o seu histórico de participações.

Este módulo permite, ainda, a criação de cursos, a gestão da bolsa de formadores, gestão de salas de formação, etc. Uma vez criado um evento de formação é possível consultar a lista de inscritos e enviar notificações para todos os inscritos.

Em todas as operações que pressuponham a interação entre utilizador e biblioteca, como inscrições ou cancelamentos, o sistema envia automaticamente notificações por e-mail dirigidas aos intervenientes. Também são gerados lembretes automáticos para notificar antecipadamente os inscritos sobre as datas da formação. O módulo de gestão de formações tem um conjunto de estatísticas e relatórios por ano, que incluem informação sobre a formação, tipo de utilizador, formador, entre outros.

Este módulo complementar ao Koha permite a gestão de reservas de computadores e do seu tempo de utilização na sala de leitura da biblioteca.

O sistema pode ser acedido a partir de qualquer computador da rede, sendo possível gerir utilizadores, alterar a período de tempo restante numa determinada sessão, enviar mensagens individuais aos utilizadores, fechar sessões, ver que computadores estão disponíveis e quais os que estão a ser utilizados, etc.

Em termos de autenticação, o módulo permite utilizar a mesma base de utilizadores do Koha, pelo que, os utilizadores não precisam de outras credenciais de autenticação. O sistema possibilita que os utilizadores façam reservas para utilização desses postos de trabalho. O acesso aos computadores pode ser restringido mediante um conjunto de regras (e.g., idade do utilizador, existência de dívidas na biblioteca, etc.).