Koha – Integrated Library Management System

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ISLA – Campus Lisboa
Universidade Lusíada
ISCTE-Instituto Universitário de Lisboa

Nos dias de hoje, a gestão de bibliotecas e centros de documentação é muito mais do que a disponibilização de um catálogo na Web. Um sistema de gestão de bibliotecas deve permitir promover os seus conteúdos, conhecer os seus utilizadores e disponibilizar serviços que levem a biblioteca até aos seus leitores estendendo-a para além do seu espaço físico.

O software Koha é uma solução open-source para gestão integrada de bibliotecas. Este software é composto por vários módulos dando suporte a todas as atividades realizadas no contexto de uma biblioteca: catálogo em-linha (OPAC), catalogação, gestão de autoridades, circulação, gestão de utilizadores, aquisições, periódicos, relatórios, administração e ferramentas.

O Koha está traduzido em cerca de 100 idiomas, incluindo o português, e encontra-se implementado em mais de 900 instituições em todo o mundo.

Características do produto

Módulo de Administração

O Koha é um software altamente configurável. No seu painel de administração, o utilizador possui ao seu dispor centenas de opções que lhe permitem ativar ou desativar funcionalidades e definir dezenas de parâmetros de configuração do sistema. Entre estes encontram-se os seguintes:

• Definir as bibliotecas que irão ser geridas pelo software;
• Definir os orçamentos disponíveis para novas aquisições;
• Configurar os tipos de documentos existentes na biblioteca (e.g. livro, mapa, música, DVD, etc.);
• Definir os tipos de utilizadores (e.g. aluno, docente, colaborador, bibliotecário, administrador, etc.) e quais as permissões associadas;
• Criar vocabulários controlados para criação de índices toponímicos e estatísticas georreferenciadas de utilização;
• Definir regras de circulação dos documentos;
• Definir os estados possíveis para um dado exemplar (e.g. emprestado, em reparação, perdido, etc.);
• Configurar e gerir os vocabulários controlados que serão utilizados na catalogação;
• Configurar formulários de catalogação;
• Definir listas de stop words (termos de pesquisa ignorados por serem demasiado frequentes);
• Adicionar servidores Z39.50 para importação de registos bibliográficos. Esta opção permite importar registos bibliográficos diretamente da Biblioteca Nacional de Portugal, da Biblioteca do Congresso e outros.

Ferramentas

O Koha disponibiliza um conjunto de ferramentas especificamente desenhadas para ir de encontro às necessidades do bibliotecário. Entre estas encontram-se as seguintes:

• Adicionar notícias para apresentação na página principal do OPAC e nas páginas de backoffice;
• Configurar a impressão de etiquetas com códigos de barras e cartões de leitor;
• Gerir o calendário para gestão de feriados, férias ou outras necessidades de interrupção do funcionamento da biblioteca;
• Moderar os comentários e tags introduzidas pelos leitores através do OPAC;
• Importar e exportar registos bibliográficos, utilizadores e fotografias de utilizadores;
• Enviar e-mails de notificação de devoluções em atraso;
• Editar registos em lote.

Gestão de leitores

O módulo de backoffice permite ao bibliotecário a gestão de utilizadores, nomeadamente registar novos leitores, consultar e editar a informação dos leitores existentes. Após o registo é possível imprimir um cartão de leitor, definir as operações que estarão disponíveis a esse utilizador e consultar a informação associada ao mesmo.

Circulação

O sistema permite, num único ecrã, efetuar empréstimos, devoluções e reservas. Estas operações são realizadas através de uma interface simples, compatível com qualquer leitor de códigos de barras. A localização de leitores pode realizar-se através do seu nº de leitor, nome, ou outro elemento identificativo.

Catalogação

Os utilizadores devidamente autorizados terão a capacidade de gerir o catálogo da biblioteca. Estes poderão adicionar novos registos bibliográficos de acordo com a norma MARC21 ou UNIMARC, importar registos a partir de bases de dados externas como a PORBASE da Biblioteca Nacional de Portugal ou da Biblioteca do Congresso, assim como eliminar itens ou alterar o seu estado de disponibilidade e/ou conservação.

Gestão de periódicos

O Koha permite gerir assinaturas de periódicos de forma centralizada e automatizada. O bibliotecário poderá especificar a data inicial e final de aquisição do periódico e o catálogo é atualizado automaticamente de acordo com a periodicidade definida.

Gestão de aquisições

O software permite definir orçamentos para as várias bibliotecas e gerir todo o processo de aquisição de novos títulos, fascículos de periódicos, facturas e fornecedores.

Relatórios

O Koha disponibiliza um vasto conjunto de relatórios de gestão que podem ser exportados para Microsoft Excel. Entre estes incluem-se:

• Relatórios personalizados – O Koha disponibiliza um assistente de criação de relatórios que permite ao utilizador selecionar os registos e os elementos de informação a incluir no relatório final. Estes relatórios podem ser criados para obter informações detalhadas sobre os empréstimos e devoluções efectuadas, utilizadores do sistema, catálogo e aquisições;
• Relatórios estatísticos – incluem estatísticas sobre aquisições, utilizadores, catálogo, empréstimos e periódicos;
• Quadro de honra – Documentos mais emprestados e leitores que mais requisitaram;
• Relatórios de inativos – Leitores que nunca requisitaram itens e documentos que nunca foram emprestados;
• Outros – listagem de documentos extraviados, duração média de empréstimos, reservas expiradas, reservas canceladas.

Catálogo em linha (OPAC)

O OPAC do Koha permite aos leitores da biblioteca conhecer o seu acervo e interagir com a biblioteca sem terem de se deslocar à biblioteca. Um leitor, depois de se autenticar pode realizar as seguintes operações:

• Consultar e/ou renovar documentos;
• Efetuar reservas;
• Consultar multas que lhe foram imputadas;
• Alterar as suas informações pessoais (e.g. morada, contactos, etc.);
• Alterar a sua senha de acesso;
• Consultar o seu histórico de empréstimos;
• Submeter sugestões de itens a adquirir pela biblioteca;
• Gerir de que forma pretende ser notificado quando possui itens em atraso ou outro tipo de evento;
• Gerir listas privadas ou públicas de itens;
• Adicionar tags a itens do catálogo.

Modalidades de aquisição