Koha – Integrated Library Management System


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Nos dias de hoje, a gestão de bibliotecas e centros de documentação é muito mais do que a disponibilização de um catálogo na Web. Um sistema de gestão de bibliotecas deve permitir promover os seus conteúdos, conhecer os seus utilizadores e disponibilizar serviços que levem a biblioteca até aos seus leitores estendendo-a para além do seu espaço físico.

O software Koha é uma solução open-source para gestão integrada de bibliotecas. Este software é composto por vários módulos dando suporte a todas as atividades realizadas no contexto de uma biblioteca: catálogo em-linha (OPAC), catalogação, gestão de autoridades, circulação, gestão de utilizadores, aquisições, periódicos, relatórios, administração e ferramentas.

O Koha está traduzido em cerca de 100 idiomas, incluindo o português, e encontra-se implementado em mais de 900 instituições em todo o mundo.

 

 

Sem custos de licenciamento

O Koha é uma solução de gestão integrada de bibliotecas baseada em software open-source, logo não existem quaisquer custos de licenciamento associados, permitindo, assim, uma redução direta dos custos de operação das instituições.

Altamente configurável

Esta solução permite a configuração de todas as interfaces de acordo com a identidade gráfica do cliente, a definição de regras de empréstimo, perfis de utilizadores, tipologias documentais, configuração de etiquetas, cartões de utente, entre outras funcionalidades.

Registo de autoridades

O seu módulo de catalogação permite ao bibliotecário uma gestão fácil e eficiente dos registos de autoridade. O registo de autoridades permite controlar a introdução de autores, editores, assuntos, etc..

Relatórios e estatísticas

Esta solução permite a criação e exportação de relatórios que cobrem um vasto conjunto de indicadores e estatísticas. O sistema é acompanhado de um assistente de construção de relatórios que facilita a criação destes por qualquer utilizador não especializado.

Compatível com normas internacionais

O Koha é 100% compatível com as normas internacionais mais comuns da área da bibliotecnia e Web 2.0, tais como, Z39.50, MARC21, UNIMARC, ISO 2709, SIP/NCIP, RSS, etc.

Amplamente disseminado

O Koha encontra-se implementado em mais de 900 bibliotecas em todo o mundo. Entre estas estão incluídas bibliotecas públicas, universitárias, comerciais e escolares. A sua elevada utilização incita a uma melhoria contínua das funcionalidades existentes, assim como o desenvolvimento de novas funcionalidades, o que lhe garante uma evolução permanente e segura.

Características do produto

Módulo de Administração

O Koha é um software altamente configurável. No seu painel de administração, o utilizador possui ao seu dispor centenas de opções que lhe permitem ativar ou desativar funcionalidades e definir dezenas de parâmetros de configuração do sistema. Entre estes encontram-se os seguintes:

    • Definir as bibliotecas que irão ser geridas pelo software;
    • Definir os orçamentos disponíveis para novas aquisições;
    • Configurar os tipos de documentos existentes na biblioteca (e.g. livro, mapa, música, DVD, etc.);
    • Definir os tipos de utilizadores (e.g. aluno, docente, colaborador, bibliotecário, administrador, etc.) e quais as permissões associadas;
    • Criar vocabulários controlados para criação de índices toponímicos e estatísticas georreferenciadas de utilização;
    • Definir regras de circulação dos documentos;
    • Definir os estados possíveis para um dado exemplar (e.g. emprestado, em reparação, perdido, etc.);
    • Configurar e gerir os vocabulários controlados que serão utilizados na catalogação;
    • Configurar formulários de catalogação;
    • Definir listas de stop words (termos de pesquisa ignorados por serem demasiado frequentes);
    • Adicionar servidores Z39.50 para importação de registos bibliográficos. Esta opção permite importar registos bibliográficos diretamente da Biblioteca Nacional de Portugal, da Biblioteca do Congresso e outros.

Ferramentas

O Koha disponibiliza um conjunto de ferramentas especificamente desenhadas para ir de encontro às necessidades do bibliotecário. Entre estas encontram-se as seguintes:

    • Adicionar notícias para apresentação na página principal do OPAC e nas páginas de backoffice;
    • Configurar a impressão de etiquetas com códigos de barras e cartões de leitor;
    • Gerir o calendário para gestão de feriados, férias ou outras necessidades de interrupção do funcionamento da biblioteca;
    • Moderar os comentários e tags introduzidas pelos leitores através do OPAC;
    • Importar e exportar registos bibliográficos, utilizadores e fotografias de utilizadores;
    • Enviar e-mails de notificação de devoluções em atraso;
    • Editar registos em lote.

Gestão de leitores

O módulo de backoffice permite ao bibliotecário a gestão de utilizadores, nomeadamente registar novos leitores, consultar e editar a informação dos leitores existentes. Após o registo é possível imprimir um cartão de leitor, definir as operações que estarão disponíveis a esse utilizador e consultar a informação associada ao mesmo.

Circulação

O sistema permite, num único ecrã, efetuar empréstimos, devoluções e reservas. Estas operações são realizadas através de uma interface simples, compatível com qualquer leitor de códigos de barras. A localização de leitores pode realizar-se através do seu nº de leitor, nome, ou outro elemento identificativo.

Catalogação

Os utilizadores devidamente autorizados terão a capacidade de gerir o catálogo da biblioteca. Estes poderão adicionar novos registos bibliográficos de acordo com a norma MARC21 ou UNIMARC, importar registos a partir de bases de dados externas como a PORBASE da Biblioteca Nacional de Portugal ou da Biblioteca do Congresso, assim como eliminar itens ou alterar o seu estado de disponibilidade e/ou conservação.
Um desenvolvimento realizado pela KEEP SOLUTIONS permite ainda que o bibliotecário possa gerir e publicar obras em formato digital através do OPAC. Estas podem ser E-Books, PDFs, ou objetos digitais em qualquer outro formato, sem limite de tamanho ou limite quanto ao número de ficheiros.

Gestão de periódicos

O Koha permite gerir assinaturas de periódicos de forma centralizada e automatizada. O bibliotecário poderá especificar a data inicial e final de aquisição do periódico e o catálogo é atualizado automaticamente de acordo com a periodicidade definida.

Gestão de aquisições

O software permite definir orçamentos para as várias bibliotecas e gerir todo o processo de aquisição de novos títulos, fascículos de periódicos, facturas e fornecedores.

Relatórios

O Koha disponibiliza um vasto conjunto de relatórios de gestão que podem ser exportados para Microsoft Excel. Entre estes incluem-se:

    • Relatórios personalizados – O Koha disponibiliza um assistente de criação de relatórios que permite ao utilizador selecionar os registos e os elementos de informação a incluir no relatório final. Estes relatórios podem ser criados para obter informações detalhadas sobre os empréstimos e devoluções efectuadas, utilizadores do sistema, catálogo e aquisições;
    • Relatórios estatísticos – incluem estatísticas sobre aquisições, utilizadores, catálogo, empréstimos e periódicos;
    • Quadro de honra – Documentos mais emprestados e leitores que mais requisitaram;
    • Relatórios de inativos – Leitores que nunca requisitaram itens e documentos que nunca foram emprestados;
    • Outros – listagem de documentos extraviados, duração média de empréstimos, reservas expiradas, reservas canceladas.

Catálogo em linha (OPAC)

O OPAC do Koha permite aos leitores da biblioteca conhecer o seu acervo e interagir com a biblioteca sem terem de se deslocar à biblioteca. Um leitor, depois de se autenticar pode realizar as seguintes operações:

    • Consultar e/ou renovar documentos;
    • Efetuar reservas;
    • Consultar multas que lhe foram imputadas;
    • Alterar as suas informações pessoais (e.g. morada, contactos, etc.);
    • Alterar a sua senha de acesso;
    • Consultar o seu histórico de empréstimos;
    • Submeter sugestões de itens a adquirir pela biblioteca;
    • Gerir de que forma pretende ser notificado quando possui itens em atraso ou outro tipo de evento;
    • Gerir listas privadas ou públicas de itens;
    • Adicionar tags a itens do catálogo.

 

Serviços conexos

Segue-se uma descrição dos vários serviços associados a este produto. Os serviços descritos deverão ser selecionados de acordo com as necessidades e requisitos do cliente. 

Adaptação gráfica

Este serviço visa a concepção de um design específico para o produto, bem como a sua implementação no produto após aprovação pelo cliente. 

Instalação & configuração

Este serviço compreende o levantamento de requisitos e especificações do cliente, bem como a correta instalação e configuração do produto na infraestrutura de produção, quer seja nas instalações do cliente ou na cloud.

Formação

O curso de formação para utilizadores do software. A formação será ministrada nas instalações do cliente. A todos os participantes serão entregues certificados de participação.

Migração de dados

Este serviço compreende a extração de dados a partir de sistemas legados, a sua transformação e o armazenamento de acordo com as estruturas do novo sistema. O serviço de migração da dados da KEEP SOLUTIONS segue uma metodologia de migração estabelecida que garante o sucesso e a previsibilidade de todas as migrações.

Manutenção & suporte

Este serviço contempla o diagnóstico e resolução de problemas, manutenção do sistema, apoio ao cliente, e adaptação das configurações do sistema a novos contextos de execução. Este processo está em conformidade com a norma ISO 27001 – Sistemas de Gestão da Segurança da Informação.

Manutenção evolutiva

Este serviço consiste na análise e desenvolvimento de novas funcionalidades de modo a adaptar o sistema a novos requisitos, e.g. desenvolvimento de módulos para garantir a interoperabilidade e integração entre sistemas já existentes no cliente.

 

Modalidades de aquisição

 

 

Referências

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