Digitalização
de documentos

A digitalização (ou desmaterialização de documentos) é um processo que consiste na conversão de informação de um suporte físico para um formato digital. Tipicamente consiste na reprodução de imagens digitais a partir de documentos em papel.

A digitalização de documentos, de uma forma geral, satisfaz os seguintes objetivos:

  • Facilitar o acesso à informação através da disponibilização das respetivas representações digitais na Internet e/ou Intranet;
  • Preservar os documentos originais pela redução do seu manuseamento direto, uma vez que tais documentos poderão ser consultados no seu formato digital.

Parceiros especializados

A cooperação da KEEP SOLUTIONS com parceiros altamente especializados nesta área permite a prestação de um serviço completo de desmaterialização que vai desde o diagnóstico da documentação, passando pela digitalização, até ao apoio técnico de integração dos documentos digitais no software de gestão.

Esta cooperação assegura um alinhamento perfeito no que diz respeito a fluxos de trabalho e estratégias de produção que facilitam a posterior integração dos resultados da digitalização no software da KEEP SOLUTIONS.

Os métodos, procedimentos, equipamentos e materiais utilizados para a prestação do serviço de digitalização obedecem a critérios exigentes como salvaguarda da integridade intelectual e física dos documentos originais, rapidez e segurança de execução, fidelidade das reproduções digitais em relação aos respetivos originais, conformidade com normas internacionais ou equiparadas que regulam os equipamentos, materiais e procedimentos de reprodução de documentos, e o controlo de qualidade do processo e do produto final da digitalização.

Parceiros tecnológicos

O serviço de digitalização é prestado por parceiros.
Eis a lista de parceiros com quem temos vindo a trabalhar:

Validação de projetos de digitalização

Projetos de digitalização podem envolver vários milhares de itens, centenas de terabytes de informação, e vários milhares de euros de investimento. Em projetos desta magnitude é comum ocorrerem erros e/ou omissões. O controlo de qualidade em processos desta natureza é fundamental para assegurar que todos os requisitos e especificações definidos estão a ser cumpridos por quem está a realizar as atividades, quer se trate de pessoal interno, quer sejam fornecedores externos.

A KEEP SOLUTIONS disponibiliza um serviço de validação de projetos de digitalização que tem como objetivo validar que os requisitos do projeto estão a ser cumpridos. Entre outros requisitos, o nosso processo de controlo de qualidade é capaz de verificar as seguintes situações: 1) validação de formatos de acordo com a sua especificação, 2) validação do perfil de digitalização (i.e., resolução, esquema de cores, compressão, etc.), 3) validação de metadados descritivos (i.e., completude dos metadados descritivos), 4) deteção de páginas repetidas, 5) deteção de páginas em branco, 6) quantificação de itens e deteção de completude, etc.

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