Para a KEEP SOLUTIONS é determinante assegurar a total satisfação dos clientes, antevendo as suas necessidades e promovendo soluções inovadoras, eficientes e de longa duração.
Mais um exemplo de cliente satisfeito é o Arquivo Municipal de Mafra, que nos deixou um testemunho, através da Técnica Superior da Câmara Municipal de Mafra, Dra. Maria de Lurdes Rodrigues.

“O Arquivo Municipal de Mafra é um serviço da Câmara Municipal de Mafra, com datas de produção entre 1429-2017, que assume e garante a implementação da metodologia e dos procedimentos, com vista à gestão e divulgação de informação, tendo como objetivo responder às necessidades do cliente (interno e externo), procurando, simultaneamente, incentivar a investigação e o estudo relacionado com o património histórico e cultural do Concelho de Mafra.

Assim, a escolha e permanência desde 2011 da aplicação informática – ARCHEEVO – desenvolvida pela KEEPSOLUTIONS teve que responder a três desafios: MELHORIA CONTÍNUA, ACESSIBILIDADE, INTEROPERABILIDADE.

O primeiro desafio – MELHORIA CONTÍNUA – impunha a monitorização de objetivos e métricas que plasmassem as atividades do serviço de Arquivo e do seu programa de Gestão, no contexto da Certificação de Qualidade IS0 9001, em articulação com o Sistema de Avaliação de Desempenho.

Nesse sentido, os relatórios disponibilizados pelo ARCHEEVO representaram um VALOR ACRESCENTADO, reforçando a responsabilidade e compromisso com o serviço e a realização e orientação para resultados. Por sua vez, a automatização quer dos pedidos através da implementação do workflow, como da tabela de seleção e avaliação, a par do módulo de gestão de depósitos do Archeevo, representou uma verdadeira OPTIMIZAÇÃO DOS RECURSOS.

O segundo desafio – ACESSIBILIDADE – considerando o perfil do Arquivo Municipal de Mafra, constituía um maior desafio, por via da alteração do paradigma tradicional das três idades. Assim, de forma a assegurar um repositório único de informação, disponível num dado momento para todos, foram criados distintos perfis de utilizadores no ARCHEEVO, a fim de garantir o acesso através do catálogo (independentemente da sua natureza, estado e suporte) a 324.396 registos / 131.345 ficheiros disponíveis online.
N.º de utilizadores 17.874, N.º de visualizações 428.192, N.º de sessões 40.628

O terceiro desafio – INTEROPERABILIDADE – desde o ano de 2015 que a comunicabilidade entre a aplicação de Gestão Documental com o ARCHEEVO assegurou a migração de 44.693 processos. Esta realidade traduziu-se, não apenas, na redução em cerca de 90% de tarefas redundantes associadas ao registo e descrição de processos já criados no Sistema de Gestão Documental, como consolidou tecnologicamente a gestão integrada do sistema de informação da Câmara Municipal de Mafra.

Em conclusão, uma solução informática não circunscreve o seu VALOR ACRESCENTADO unicamente à quantidade de módulos ou à linguagem de programação, mas, como se comprova pelo caso presente, um dos valores mais importantes a destacar tem sido a capacidade de comunicação entre os que a desenvolvem e os que a utilizam, tendo em vista a MELHORIA CONTÍNUA da solução informática e dos serviços das instituições suas clientes.”

Maria de Lurdes Rodrigues,
Técnica Superior da Câmara Municipal de Mafra

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