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Universidade do Minho vai ter novo sistema para a gestão das suas bibliotecas. O Koha foi a solução escolhida!

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A Universidade do Minho irá contar, em breve, com um novo software para gestão integrada das suas bibliotecas. A implementação já foi iniciada e será o Koha que fará a gestão das 22 bibliotecas dependentes. A empresa KEEP SOLUTIONS será responsável pelo projeto de implementação e suporte do sistema.

O projeto encontra-se em fase de implementação, o que contempla a instalação do sistema, configuração das regras de funcionamento das bibliotecas, migração de todos os dados legados, integração com sistema de autenticação, formação de utilizadores.

Fazem parte deste projeto as bibliotecas do Serviço de Documentação e Bibliotecas (SDB), a Biblioteca Pública de Braga (BPB), a Biblioteca Lúcio Craveiro da Silva (BLCS) e ainda a Biblioteca da Sociedade Martins Sarmento (BSMS).

Cada uma destas entidades terá uma instância independente do software Koha, o que permitirá a configuração de políticas, parametrizações e configurações específicas, nomeadamente ao nível das regras de circulação de documentos, tipos de documentos, tipos de utilizadores, modelos de catalogação, etiquetas, mensagens, design gráfico, etc.

O projeto inclui, ainda, a implementação do software Retrievo, um portal de pesquisa que agregará a informação das várias bibliotecas. Este portal irá disponibilizar um único ponto de acesso e pesquisa a todos recursos de informação existentes nas diversas bibliotecas.

Sobre este projeto, o Diretor comercial da KEEP SOLUTIONS, Luís Miguel Ferros, afirma: “este é um enorme desafio e um projeto do qual nos orgulhamos muito, devido à sua dimensão e por se tratar de uma instituição de referência no ensino e na investigação em Portugal”.

A opção pelo Koha segue a posição da Universidade do Minho na adoção de sistemas abertos e na implementação de políticas de acesso aberto à informação.

O Koha é uma solução open-source de gestão integrada de bibliotecas que permite gerir os processos administrativos de uma biblioteca bem como a comunicação com os seus leitores. É um software 100% baseado em tecnologias Web e compatível com as principais normas internacionais da área da biblioteconomia.
Entre outras vantagens, o Koha não tem custos de licenciamento, é independente de fornecedor, é completamente configurável de acordo com os regulamentos de cada instituição, tem suporte para redes de bibliotecas e garante uma maior proximidade com os leitores.

Universidade do Minho
Fundada no ano de 1973, a Universidade do Minho recebeu os primeiros estudantes no ano letivo de 1975/76. Hoje, a Universidade é reconhecida pela competência e qualidade dos professores, pela excelência da investigação, pela ampla oferta formativa graduada e pós-graduada e pelo seu alto nível de interação com outras instituições. Por estas razões, a Universidade do Minho é um agente central na região, uma importante referência nacional e um parceiro reconhecido no panorama europeu e global.
O Serviço de Documentação e Bibliotecas (SDB) participa desde a primeira hora em iniciativas do movimento Open Access. Nos últimos anos têm vindo a consolidar a sua posição como instituição de referência no âmbito do Open Access, com a participação e coordenação de diferentes projetos e iniciativas a nível nacional e internacional.

KEEP SOLUTIONS, spin-off da Universidade do Minho
A KEEP SOLUTIONS é uma empresa que tem como missão o fornecimento de soluções avançadas para gestão e preservação de informação.
Iniciou a sua atividade em 2008, tendo adquirido o estatuto de spin-off académica da Universidade do Minho, por se tratar de uma iniciativa empresarial com fortes laços de cooperação com centros de investigação e departamentos desta instituição.

KEEP SOLUTIONS já distribuiu cerca de 150 mil euros pelos seus colaboradores ao abrigo do seu programa de incentivos!

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A empresa de Braga conseguiu, com base nos lucros de 2019, atribuir a cada colaborador, uma gratificação média de dois vencimentos.

A KEEP SOLUTIONS tem vindo a implementar um conjunto de benefícios para aumentar a satisfação dos seus colaboradores. Para o Diretor de Recursos Humanos, Luís Miguel Ferros, “os colaboradores são o recurso mais valioso da empresa e achamos essencial promover incentivos para que se sintam cada vez mais satisfeitos e motivados”. Uma das iniciativas em vigor na empresa é a repartição de uma percentagem do lucro da empresa pelos seus colaboradores, sob a forma gratificação. O valor a distribuir depende dos resultados obtidos e do desempenho global da empresa.

No âmbito deste incentivo, com o apuramento de resultados do ano de 2019, a empresa vai dar uma média de dois salários extra a cada colaborador. “A iniciativa de distribuir parte do lucro pelos colaboradores já existe desde 2014 e todos os anos tem sido cumprida. Em 2019 obtivemos o valor mais elevado de sempre, com a empresa a transformar 17,4% dos seus lucros em gratificações para os colaboradores”, acrescenta o diretor.

Desde que esta iniciativa foi implementada, a empresa já entregou perto de 150 mil euros aos seus colaboradores.

Para além deste incentivo, a KEEP SOLUTIONS brinda todos os colaboradores com um conjunto de benefícios, como seguro de saúde e prémios de reconhecimento pelo desempenho individual. Adicionalmente, a empresa oferece condições de trabalho que promovem uma maior harmonia na conjugação do trabalho com a vida pessoal e familiar. Segundo o responsável, “o trabalho não deve condicionar uma vida pessoal saudável, pelo que dispomos de medidas que permitem conciliar os dois contextos”.

A KEEP SOLUTIONS iniciou a sua atividade em 2008, tendo como missão o fornecimento de soluções avançadas para gestão e preservação de informação. Os seus clientes encontram-se principalmente no setor público, nos domínios cultural, educacional, patrimonial e científico, mais concretamente nas áreas de arquivo, biblioteca e museu. Aposta continuamente na produção de conhecimento científico, participando ativamente em projetos de I&D em cooperação com instituições nacionais e internacionais.

KEEP SOLUTIONS lança software inovador para gestão de informação arqueológica

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Chama-se Alcaide e é o primeiro software comercial do país desenvolvido de raiz para gerir escavações arqueológicas. A KEEP SOLUTIONS lança-se, assim, numa nova área de mercado, para a qual ainda não existem produtos de software de qualidade profissional. A empresa reforça, assim, a sua posição nos domínios onde já se encontra posicionada, nomeadamente o cultural e patrimonial.

O Alcaide é um sistema de informação arqueológica especialmente desenvolvido para a gestão de escavações arqueológicas e tem como missão apoiar gestores e técnicos especialistas na gestão de informação produzida ao durante projetos arqueológicos.

A solução assenta num conjunto de boas práticas, testadas em campo e assentes em normas internacionais.

Segundo o principal responsável pela criação do Alcaide, engenheiro de sistemas e arqueólogo, Gonçalo Ferreira, “A ideia do Alcaide surgiu quando ainda era estudante de Arqueologia mas foi durante um projeto de escavação no Campo Arqueológico de Proença-a-Nova que senti que seria excelente se houvesse uma ferramenta digital para apoiar o registo arqueológico, que permitisse poder dedicar mais tempo ao trabalho arqueológico e menos ao trabalho administrativo. Desenvolvi nessa altura uma aplicação rudimentar, que em pouco tempo se tornou essencial para o nosso trabalho, ao ponto de já não conseguirmos trabalhar sem ela”.

A KEEP SOLUTIONS, juntamente com Gonçalo Ferreira, agora colaborador da empresa, aproveitou o conceito inicial do Alcaide e transformou-o num software altamente inovador, completo, eficiente e de fácil utilização.

Quais as principais vantagens de utilizarmos o Alcaide durante um projeto de escavação?
• Maior segurança e preservação da informação produzida durante as atividades de escavação, i.e., perdas de informação por danificação do papel e restantes equipamentos deixa de ser um problema;
• Poupança de tempo e esforço na execução das tarefas;
• Geração automática de plantas e matrizes de Harris;
• Produção de relatórios de atividade automáticos, essenciais para reportar à tutela;
• Informação disponível a toda a hora e a partir de qualquer lugar;
• Possibilidade de consultar e introduzir dados a partir de dispositivos móveis;
• Localização de informação facilitada através de mecanismos de pesquisa;
• Gestão de atividades logísticas inerentes a projetos de escavação.

Screenshot da aplicação Alcaide

 

Consulte toda a informação sobre o Alcaide disponível no site da KEEP SOLUTIONS ou no whitepaper do produto.

A KEEP SOLUTIONS disponibiliza também a todos os interessados um demonstrador do Alcaide para que possam conhecer e explorar todas as funcionalidades do software.

Acreditamos que este é mais um reflexo do crescimento que a empresa tem vindo a registar e é, com certeza, mais um motivo de orgulho de toda a equipa KEEP SOLUTIONS.

KEEP SOLUTIONS e INESC-ID colaboram com a Comissão Europeia em projeto de preservação digital

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O eArchiving Building Block é um serviço, disponibilizado pela Comissão Europeia, que se destina a criar na Europa, para todos aqueles que procuram gerir informação digital a longo-prazo, a capacidade de definir e implementar estratégias de preservação digital, providenciando especificações, software e serviços de formação e helpdesk.

Qual o objetivo dos CEF Building Blocks?
Os CEF Building Blocks têm como objetivo promover a nível europeu tecnologias emergentes e relevantes para o Mercado Único Digital, sendo geridos pela iniciativa Connecting Europe Facility (CEF).

Qual o objetivo do eArchiving Building Block?
O objetivo do eArchiving Building Block é providenciar apoio a todos aqueles que procuram gerir informação digital a longo-prazo, de forma sustentável, autêntica, económica e interoperável. O eArchiving Building Block destina-se assim a criar a capacidade de arquivar e preservar informação digital. O foco principal é a preservação de informação de arquivo, mas a sua relevância aplica-se a qualquer domínio de gestão de informação em que existam requisitos de acesso a longo-prazo. Para esse fim são propostas especificações para os Pacotes de Informação (Information Packages) a considerar ao longo do ciclo de vida da informação, garantindo, assim, o êxito nas seguintes situações:

• Migrações de dados entre gerações de sistemas de informação organizacionais;
• Transferências de informação entre sistemas produtores e arquivos digitais;
• Acesso continuado e a longo prazo à informação digital arquivada em repositórios.

Que relação têm a KEEP SOLUTIONS e o INESC-ID com o eArchiving Building Block?
A CEF é a iniciativa da Comissão Europeia para a construção de serviços, gratuitos, para ajuda a todas as entidades interessadas em implementar as recomendações dos Building Blocks. Em Portugal, a entidade de ligação a esta iniciativa é a Agência para a Modernização Administrativa. Para o caso concreto do eArchiving, e após consulta pública, a CEF decidiu contratar o desenvolvimento dessa capacidade ao consórcio E-ARK4ALL, no qual está envolvida a empresa KEEP SOLUTIONS (que fornece tecnologia) e o instituto de investigação INESC-ID (que, em representação do DLM Fórum, coordena a divulgação e envolvimento das partes interessadas).
O eArchiving reutiliza os resultados de um projeto anterior chamado E-ARK (que já contou com a participação da KEEP SOLUTIONS e INESC-ID, entre outros parceiros europeus), sendo por isso uma solução sólida que acumula conhecimento de vários casos já provados de instituições com desafios comuns, resolvidos com soluções transparentes, normalizadas, flexíveis, eficientes e empenhadas na redução dos riscos inerentes ao desafio da preservação digital.

Para mais informações consulte:
https://ec.europa.eu/commission/priorities/digital-single-market_pt
https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/eArchiving
http://www.eark-project.com/
http://www.dlmforum.eu/
https://www.keep.pt/
https://tecnico.ulisboa.pt/pt/
https://www.inesc-id.pt/

Sobre a KEEP SOLUTIONS
A KEEP SOLUTIONS é uma empresa portuguesa que tem como missão o fornecimento de soluções avançadas para gestão e preservação de informação.
A sua abordagem assenta no fornecimento de sistemas de informação e na prestação de serviços com vista a permitir aos seus clientes realizar uma gestão mais eficiente dos seus ativos de informação.
A empresa iniciou a sua atividade em 2008, tendo adquirido o estatuto de spin-off académica da Universidade do Minho, por se tratar de uma iniciativa empresarial com fortes laços de cooperação com centros de investigação e departamentos desta instituição.
Os seus clientes encontram-se principalmente no setor público, nos domínios cultural, educacional, patrimonial e científico, mais concretamente nas áreas de arquivo, biblioteca e museu.
A KEEP SOLUTIONS aposta no desenvolvimento contínuo de soluções inovadoras. Para isso, permanece ativa na produção de conhecimento científico, participando ativamente em projetos de I&D em cooperação com instituições nacionais e internacionais.

Sobre o INESC-ID e o Instituto Superior Técnico
O INESC-ID é um instituto de investigação do universo do Instituto Superior Técnico. O Técnico, a faculdade de engenharia da Universidade de Lisboa, é a maior escola de engenharia portuguesa e ficou classificado em 48º lugar no prestigiado ranking da US News. É a primeira vez que uma escola portuguesa desta área fica classificada entre as 50 melhores do mundo, um resultado atribuível à qualidade dos professores, investigadores e alunos do Instituto Superior Técnico e ao desenvolvimento da ciência e engenharia portuguesas. O Técnico alcança ainda o 11º lugar no ranking das escolas da Europa, sendo a única escola de engenharia portuguesa que integra o Consortium Linking Universities of Science and Technology for Education and Research (CLUSTER), que reúne as escolas líderes na Europa nas áreas das engenharias e tecnologias. Fundado em 1911, o Técnico tem uma comunidade de cerca de 12.500 alunos e de 850 docentes e investigadores.

Comissão Europeia conclui que o Archeevo é o melhor software de gestão de arquivo

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O programa ISA² da Comissão Europeia promoveu recentemente um estudo sobre gestão de arquivos e no relatório final resultante desse estudo, intitulado “Standard-based archival data management, exchange and publication” pode ler-se que o software Archeevo da KEEP SOLUTIONS é o melhor software de arquivo, já que foi o que teve a melhor classificação num conjunto de critérios em análise.

O programa ISA²

O ISA² dá suporte a administrações públicas, empresas e cidadãos pertencentes à Europa na área das soluções digitais. Segundo o site da Comissão Europeia, o ISA² apoia o desenvolvimento de soluções digitais e dá o devido suporte às administrações públicas, empresas e cidadãos da Europa permitindo que estes beneficiem de serviços públicos transfronteiriços e interoperáveis.

O seu objetivo principal é, por isso, desenvolver, manter e promover uma abordagem integrada de interoperabilidade na União Europeia (UE) e contribuir para o desenvolvimento de soluções de TI para a administração pública local, transversais a toda a Europa.

Neste contexto, o ISA² promoveu em 2017 uma ação intitulada “Gestão, circulação e publicação de normas standard na informação arquivística” e o estudo em análise constituiu a primeira fase desta ação.

Propósito do estudo

Neste estudo foi feita uma pesquisa das normas e práticas mais importantes que devem ser seguidas na criação e gestão da informação arquivística. O estudo pretende, por um lado, fornecer uma visão geral do panorama atual no que diz respeito à utilização das normas de informação e ferramentas de TI implementadas nas instituições de arquivo, e por outro lado, analisar as últimas tendências e opções existentes referentes à publicação de informação arquivística.

Várias foram as instituições que foram analisadas, por terem algum tipo de influência na área da preservação, sendo de destacar o Arquivo Histórico da Comissão Europeia (HAS) e o Arquivo Nacional do Reino Unido. Estas duas instituições europeias serviram de base para a análise das especificações e normas na área dos arquivos. Foram também estudadas as iniciativas e projetos relevantes na área, nomeadamente o Projeto E-ARK, no qual a KEEP SOLUTIONS participou, o DPC – Digital Preservation Coalition e o Open Archive Initiatives.

Após a análise minuciosa de todas as práticas e normas utilizadas pelas várias instituições de arquivo, os autores deste estudo elaboraram aquilo a que chamam um modelo funcional para a gestão de arquivos, com o objetivo de definir o melhor modelo de gestão, para que as instituições o possam seguir, promovendo, deste modo, a adoção de uma estrutura comum.

Na prática, o que se pretende é reagrupar os principais processos seguidos na gestão de arquivos. Apesar do modelo ter sido desenvolvido usando o modelo de referência OAIS (Open Archival Information System) como base para agrupar os processos em blocos funcionais lógicos, o mesmo integra inputs de várias outras fontes que foram consultadas durante o estudo. Uma das razões para esta integração é que, apesar do modelo de referência OAIS descrever os processos relativos à preservação digital de forma muito precisa, o mesmo não cobre os processos mais antigos, como a gestão de registos não digitais, nem processos sobre interoperabilidade.

O objetivo é, assim, garantir que as atividades tradicionais bem como as atividades de migração feitas pelas instituições de arquivo são também abrangidas por um único modelo funcional, alargando o modelo OAIS cujo principal foco é a preservação digital. As fontes utilizadas para tal incluem os resultados do projeto E-ARK, documentação publicada pelo Arquivo Nacional do Reino Unido, a pesquisa interna realizada pelo Arquivo Histórico da Comissão Europeia (HAS), bem como a documentação detalhada dos seus processos internos e a informação recolhida na primeira fase deste estudo.

Principais conclusões

O Archeevo é o software de arquivo com melhor classificação numa análise de vários requisitos funcionais e não funcionais.

Tabela retirada do relatório em análise

Numa perspetiva aglomerada, o estudo sugere também a possibilidade de se combinar dois softwares que forneçam um serviço mais completo que englobe a gestão do arquivo e a preservação da respetiva informação e de entre 3 sugestões facultadas uma delas foi a junção do software Archeevo com o software RODA. O Archeevo, tal como já foi referido, é um software proprietário da KEEP SOLUTIONS e o RODA é um software open-source, ou seja, de acesso aberto, que também é desenvolvido pelo KEEP SOLUTIONS.

Consulte o relatório integral disponível em:
https://ec.europa.eu/isa2/sites/isa/files/isa2_action_2017_01_standard_based_archival_data_management_final_report_v1.00.pdf

KEEP SOLUTIONS lança RODA 3 no Dia Mundial da Preservação Digital

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Hoje, dia 29 de novembro, celebra-se o Dia Mundial da Preservação Digital. Este dia é celebrado, anualmente, na última quinta-feira de novembro e visa consciencializar a população geral para os riscos da obsolescência tecnológica no acesso continuado à informação em formatos digitais.

A KEEP SOLUTIONS assume, desde a sua génese, um papel pioneiro na construção de ferramentas e conhecimento científico na área da preservação digital. Nesse sentido, a KEEP SOLUTIONS não poderia deixar de se associar a esta celebração, comemorando a data com o lançamento da versão 3 do software RODA.

O que é a Preservação Digital?
Preservação digital engloba o conjunto de atividades responsáveis por garantir o acesso continuado à informação digital. A preservação digital consiste, assim, na capacidade de garantir que a informação digital permanece acessível e com atributos de autenticidade suficientes para que possa ser interpretada no futuro, mesmo quando a plataforma tecnológica utilizada é diferente daquela que foi originalmente utilizada no momento da criação desta informação.

O que é o software RODA?
O RODA é um repositório digital, desenvolvido pela KEEP SOLUTIONS em cooperação com a Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB), capaz de incorporar, preservar e dar acesso a todo o tipo de material digital produzido por grandes organizações públicas ou privadas. O seu rol de funcionalidades cobre a totalidade das unidades funcionais do modelo de referência OAIS (Open Archival Information System), permitindo que a informação incorporada permaneça autêntica e acessível ao longo do tempo.

As principais novidades introduzidas no RODA 3 são:

• Melhorias na usabilidade do produto
• Suporte nativo para gestão de Informação de Representação (Representation Information)
• Capacidade de pesquisar em todas as páginas do repositório (e.g. entidades intelectuais, processos de ingestão, processos de preservação, eventos de preservação, utilizadores/grupos, etc.)
• Novas metáforas visuais para o estado dos processos incluindo a capacidade de os pausar.
• Execução em segundo plano de ações mais demoradas
• Novo visualizador de PDFs
• Suporte para operação em modo Read Only e para operação em ambientes multi-servidor para alto desempenho e alta-disponibilidade, i.e., cluster
• Novo motor de indexação, mais rápido em contextos na ordem das centenas de milhões de registos
• Melhorias na REST API, e.g. suporte para streaming de ficheiros e CORS
Bug fixes e melhorias quer ao nível da segurança como da estabilidade do sistema

Aceda a uma demonstração do RODA 3: https://demo.roda-community.org/#welcome

Quem utiliza o RODA?
São já várias as instituições, nacionais e internacionais, que utilizam o RODA para gerir, armazenar e preservar a sua informação, nomeadamente o Serviço de Publicações da União Europeia, o Arquivo Nacional, a Universidade do Minho, entre outros.

O RODA e o eArchiving Building Block
O eArchiving Building Block é um serviço da Comissão Europeia que se destina a criar a capacidade de implementar estratégias de arquivo e preservação digital de forma sustentável, autêntica, económica e interoperável em todos os países-membro, providenciando especificações, software e serviços de formação e helpdesk.
Os Building Blocks da Comissão Europeia têm como objetivo promover tecnologias emergentes e relevantes para o Mercado Único Digital, sendo geridos pela iniciativa Connecting Europe Faciliy (CEF).
O RODA 3 faz parte do rol de software que implementa as especificações e requisitos definidos pelo eArchiving Building Block, sendo portanto uma ferramenta com um papel preponderante na adoção e promoção de boas-práticas em preservação digital na Europa.

A KEEP SOLUTIONS, sendo uma empresa que fornece soluções avançadas para gestão e preservação de informação, permanecendo ativa na produção de conhecimento científico dará continuidade ao trabalho até aqui desenvolvido, com vista à melhoria contínua dos seus produtos e serviços, continuando empenhada na prossecução da sua missão de “Assegurar que a informação produzida hoje permanece acessível às gerações futuras”.

Fonte (imagem): https://www.dpconline.org/events/world-digital-preservation-day/wdpd-logos