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Comissão Europeia conclui que o Archeevo é o melhor software de gestão de arquivo

2019-01-31 No Comments

O programa ISA² da Comissão Europeia promoveu recentemente um estudo sobre gestão de arquivos e no relatório final resultante desse estudo, intitulado “Standard-based archival data management, exchange and publication” pode ler-se que o software Archeevo da KEEP SOLUTIONS é o melhor software de arquivo, já que foi o que teve a melhor classificação num conjunto de critérios em análise.

O programa ISA²

O ISA² dá suporte a administrações públicas, empresas e cidadãos pertencentes à Europa na área das soluções digitais. Segundo o site da Comissão Europeia, o ISA² apoia o desenvolvimento de soluções digitais e dá o devido suporte às administrações públicas, empresas e cidadãos da Europa permitindo que estes beneficiem de serviços públicos transfronteiriços e interoperáveis.

O seu objetivo principal é, por isso, desenvolver, manter e promover uma abordagem integrada de interoperabilidade na União Europeia (UE) e contribuir para o desenvolvimento de soluções de TI para a administração pública local, transversais a toda a Europa.

Neste contexto, o ISA² promoveu em 2017 uma ação intitulada “Gestão, circulação e publicação de normas standard na informação arquivística” e o estudo em análise constituiu a primeira fase desta ação.

Propósito do estudo

Neste estudo foi feita uma pesquisa das normas e práticas mais importantes que devem ser seguidas na criação e gestão da informação arquivística. O estudo pretende, por um lado, fornecer uma visão geral do panorama atual no que diz respeito à utilização das normas de informação e ferramentas de TI implementadas nas instituições de arquivo e por outro lado analisar as últimas tendências e opções existentes referentes à publicação de informação arquivística.

Várias foram as instituições que foram analisadas, por terem algum tipo de influência na área da preservação, sendo de destacar o Arquivo Histórico da Comissão Europeia (HAS) e o Arquivo Nacional do Reino Unido. Estas duas instituições europeias serviram de base para a análise das especificações e normas na área dos arquivos. Foram também estudadas as iniciativas e projetos relevantes na área, nomeadamente o Projeto E-ARK, no qual a KEEP SOLUTIONS participou, , o DPC – Digital Preservation Coalition e o Open Archive Initiatives.

Após a análise minuciosa de todas as práticas e normas utilizadas pelas várias instituições de arquivo, os autores deste estudo elaboraram aquilo a que chamam um modelo funcional para a gestão de arquivos, com o objetivo de definir o melhor modelo de gestão, para que as instituições o possam seguir promovendo-se assim a adoção de uma estrutura comum.

Na prática, o que se pretende é reagrupar os principais processos seguidos na gestão de arquivos. Apesar do modelo ter sido desenvolvido usando o modelo de referência OAIS (Open Archival Information System), como base para agrupar os processos em blocos funcionais lógicos, este integra inputs de várias outras fontes que foram consultadas durante o estudo. Uma das razões para esta integração é que, apesar do modelo de referência OAIS, descrever os processos relativos à preservação digital de forma muito precisa, o mesmo não cobre os processos mais antigos, por exemplo, a gestão de registos não digitais, nem processos sobre interoperabilidade.

O objetivo é, assim, garantir que as atividades tradicionais bem como as atividades de migração feitas pelas instituições de arquivo são também abrangidas por um único modelo funcional, alargando o modelo OAIS cujo principal foco é a preservação digital. As fontes utilizadas para tal incluem os resultados do projeto E-ARK, documentação publicada pela Arquivos Nacionais do Reino Unido, a pesquisa interna realizada pela Aquivos Históricos da Comissão Europeia (HAS) bem como a documentação detalhada dos seus processos internos, a informação recolhida na primeira fase deste estudo.

Principais conclusões

O Archeevo é o software de arquivo com melhor classificação numa análise de vários requisitos funcionais e não funcionais.

Tabela retirada do relatório em análise

Numa perspetiva aglomerada, o estudo sugere também a possibilidade de se combinar dois softwares que forneçam um serviço mais completo que englobe a gestão do arquivo e a preservação da respetiva informação e de entre 3 sugestões facultadas uma delas foi a junção do software Archeevo com o software RODA. O Archeevo, tal como já foi referido, é um software proprietário da KEEP SOLUTIONS e o RODA é um software open-source, ou seja, de acesso aberto, que também é desenvolvido pelo KEEP SOLUTIONS.

Consulte o relatório integral disponível em:
https://ec.europa.eu/isa2/sites/isa/files/isa2_action_2017_01_standard_based_archival_data_management_final_report_v1.00.pdf