O software DigitArq tem como objetivo a gestão integrada de um Arquivo Definitivo. Este software é constituído por 4 módulos funcionais que procuram ir ao encontro das necessidades e exigências de um profissional de arquivo.

Este software encontra-se perfeitamente alinhado com a visão orientadora de um Governo Electrónico e de uma Sociedade da Informação, onde cada vez mais as atividades e processos de negócio são suportados por mecanismos electrónicos que agilizam e asseguram um serviço mais rápido, completo e transparente para o cidadão.

A solução assenta em três normas internacionais: 1) ISAD(g) – International Standard Archival Description; 2) EAD – Encoded Archival Description; e 3) OAI-PMH – Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting.

As duas primeiras, harmonizadas desde a publicação da versão 2002 do EAD, destinam-se a suportar o processo de descrição arquivística. A terceira auxilia a comunicação e integração deste software com portais agregadores de conteúdos, como o Portal Português de Arquivos, o APEnet – Portal Europeu de Arquivos, Europeana, Driver, entre outros.

Características do produto

Módulo de Backoffice

O módulo de Backoffice permite a produção e gestão de registos de descrição, segundo a norma ISAD(g), recorrendo a funcionalidades avançadas como gestão automática de códigos de referência, controlo de qualidade das descrições, gestão simplificada do espaço físico, produção de relatórios em vários formatos (e.g. Word, Excel, texto e PDF), importação/exportação de auxiliares de pesquisa em XML/EAD, CSV e outros formatos, funcionalidades de pesquisa avançada, suporte para fundos de grandes dimensões, registo de ações conservação e restauro de documentos.
Possibilita a gestão de projetos de digitalização e incorporação de documentação digital. Permite a estruturação hierárquica de representações digitais e ficheiros, extração automática de metainformação técnica e de preservação, geração de derivadas e miniaturas para disseminação na Web, gestão de localização física de ficheiros, etc. Inclui visualizadores e extractores automáticos de metainformação técnica para um grande número de formatos digitais, como PDF, MS Word, AVI, MP3, TIFF, PNG e JPEG.

Auxilia a associação de documentos digitais à sua descrição para posterior localização e publicação na Web. A associação é realizada de forma semiautomática, através de ecrã bipartido, ou de forma totalmente automática bastando para isso que sejam adoptadas simples regras de nomenclatura das representações.

Módulo de Administração

O módulo de Administração é responsável pela configuração geral da aplicação. Neste módulo é possível definir as regras e configurações dos restantes módulos, gerir vocabulários controlados, criar perfis de incorporação digital, etc.

É neste módulo que se realiza a gestão dos utilizadores e das respectivas permissões, assim como a definição das operações que estão disponíveis a cada utilizador.

Suporta ainda a geração de estatísticas sobre o estado atual do arquivo, tais como, espaço físico ocupado, número de fundos descritos, número de fundos não publicados, nível de completude de cada fundo, número de registos por nível de descrição, etc. Permite também a consulta de indicadores de produtividade por colaborador.

Módulo de Frontoffice

Módulo de Frontoffice é responsável por estabelecer a ponte entre o arquivo e o utilizador externo. Este módulo disponibiliza, através da Internet, serviços de descoberta e localização de documentos de arquivo. Compreende três tipos de pesquisa: pesquisa simples, pesquisa avançada e navegação em listas de pesquisas pré-concebidas. A pesquisa é sempre realizada sobre a metainformação descritiva, permitindo ao utilizador navegar nos registos de um fundo a partir da sua estrutura hierárquica e multinível.

Este módulo permite ainda a visualização e navegação nas representações digitais associadas aos registos descritivos.

Módulo de interoperabilidade OAI-PMH

O Módulo de interoperabilidade OAI-PMH permite disponibilizar registos através do protocolo OAI-PMH. Este protocolo é utilizado por agregadores de metainformação como o Portal Português de Arquivos , APEnet , Europeana , entre outros.

O Portal Português de Arquivos é um projeto da Direcção-Geral de Arquivos que visa a pesquisa e o acesso a grande parte do património arquivístico nacional. As entidades detentoras que desejarem aderir à rede de arquivos preconizada pelo Portal Português de Arquivos deverão possuir software compatível com as diretrizes definidas no âmbito do projeto. O DigitArq é 100% compatível com essas diretrizes.

Modalidades de aquisição