Digitalização de documentos
A digitalização trata-se de um processo de desmaterialização que consiste na conversão de documentos em suporte físico para formato digital.
Os métodos, procedimentos, equipamentos e materiais utilizados para a prestação do serviço de digitalização obedecerão escrupulosamente aos seguintes critérios: salvaguarda da integridade intelectual e física dos documentos originais; rapidez e segurança na execução; fidelidade das reproduções digitais em relação aos respectivos originais; conformidade com as normas internacionais ou equiparadas que regulam os equipamentos, materiais e procedimentos de reprodução de documentos; e o controlo de qualidade do processo de digitalização e do produto final.
Principais vantagensEconomia de tempo e espaço
A documentação digitalizada pode ser acedida mais rapidamente pois não implica a deslocação física do material. A poupança de espaço físico que advém da digitalização permite economizar e libertar espaço nas instalações do cliente. O material digital é incomensuravelmente mais barato no que toca à sua reprodução e disseminação através das modernas redes de computadores.
Preservação dos originais
A digitalização permite manter intacta a documentação original, garantindo a sua segurança e conservação.
Segurança e confidencialidade
Toda a documentação digitalizada é armazenada de acordo com rigorosos sistemas controlo de acessos e segurança. O manuseamento e o processo produtivo são executados de forma a não causar dano nas espécies documentais analógicas e digitais.
Serviços associadosTransporte
Os documentos são transportados para o nosso centro de digitalização de forma protocolar, excluindo-se qualquer outra forma de transporte, quer no recebimento quer na devolução dos documentos e suportes digitais. Após conclusão e aprovação do trabalho, é da responsabilidade da KEEP SOLUTIONS entregar o fundo documental nas instalações do cliente assegurando totalmente a sua integridade física.
Organização, preparação e triagem
O momento de recepção dos documentos é acompanhado de uma inspecção. Depois deste processo, os documentos passam para a triagem onde serão sujeitos a vários processos de preparação.
Indexação e produção de metadados
Após digitalização, procede-se à organização e renomeação das imagens em ficheiros e pastas respeitando na íntegra a ordem original da documentação. Salienta-se que esta estrutura poderá ser alterada ou ajustada, para facilitar a pesquisa e aumentar a rapidez no acesso à informação.
Controlo de qualidade
Após a digitalização será efectuado o controlo de qualidade minucioso de cada imagem. Um técnico efectuará uma verificação cuidada de cada imagem, detectando alguma eventual falha ou ruído de digitalização.
Orçamentos
Para obter uma proposta de prestação de serviços é favor contactar a KEEP SOLUTIONS através do endereço de correio electrónico sales@keep.pt ou qualquer um dos contactos disponibilizados neste sítio Web.
